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Österreichische Entwicklungszusammenarbeit

Die Österreichische Entwicklungszusammenarbeit (OEZA) unterstützt Länder in Afrika, Asien, in Südost- und Osteuropa sowie die Karibik bei ihrer nachhaltigen Entwicklung.

Das Außenministerium ( BMeiA) plant die Strategien und Programme, die Austrian Development Agency
(
ADA) setzt diese gemeinsam mit öffentlichen Einrichtungen, Nichtregierungsorganisationen und Unternehmen um.

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PROJEKTABWICKLUNG

Frauen bei Feldarbeit
© ADA

Qualitätssicherung ist für die Austrian Development Agency (ADA) ein wichtiger Punkt bei der Umsetzung von Projekten und Programmen. Damit Wasser einer Gemeinde wirklich sauber und langfristig günstig zur Verfügung steht, damit junge Menschen von ihrer Ausbildung profitieren und auch einen Job finden, muss ein Projekt im Vorfeld genau geplant werden. Die Austrian Development Agency empfiehlt für die Abwicklung von Projekten und Programmen die in der Europäischen Union verbreitete Methodik des Projekt-Zyklus-Managements.  

Für die Durchführung Ihres Vorhabens finden Sie hier Anleitungen und Hilfestellungen sowie notwendige Formatvorlagen. Folgende Informationen erleichtern die Projektabwicklung.

 

Monitoring

Eine wichtige Aufgabe des Projektmanagements ist das Monitoring. Darunter versteht man den laufenden systematischen Soll-Ist-Vergleich zwischen Plan und Projektumsetzung (Einsatzmittel, Aktivitäten, erwartete Ergebnisse, Wirkungen), um die nötigen Steuerungsschritte setzen zu können. Dazu müssen Informationen gesammelt und analysiert werden. So können Abweichungen identifiziert und Anpassungen vorgenommen werden, damit die Ziele des Vorhabens erreicht werden. Außerdem werden mittels Monitoring externe Faktoren und deren Auswirkungen auf die Maßnahmen beobachtet und bei der Anpassung des Plans berücksichtigt.

Bei der Projektplanung muss auch ein Monitoring-Plan erstellt werden, der festhält, wer wann welche Information einholt, verarbeitet und weiterleitet. Der Monitoring-Plan knüpft an die Ausgangslage zu Beginn des Vorhabens und den Logical Framework (insbesondere an die Indikatoren) an und hilft schrittweise zu überprüfen, ob die Ziele erreicht werden oder Steuerungsmaßnahmen notwendig sind.

Bereits in der allgemeinen Planungsphase und der Erarbeitung von Monitoring-Systemen sollte darauf geachtet werden, mögliche Schwächen zu vermeiden. Um ein Monitoring-System zu entwickeln, wird empfohlen, sich in enger Zusammenarbeit mit den relevanten Beteiligten konkrete Schritte zu überlegen

Das Monitoring eines Vorhabens (inklusive Monitoringbesuche), die fachlich-konzeptionelle Begleitung (Backstopping) und mögliche Anpassungen des Plans werden durch das Projektbegleitentgelt abgedeckt und können nicht im Rahmen der direkten Projektkosten verrechnet werden.

Achtung: Plananpassungen können vertragliche Auswirkungen haben. Sind etwa Umschichtungen im Budget unerlässlich, kann ein Umwidmungsantrag notwendig sein. Ergeben sich dadurch zeitliche Verzögerungen ist möglicherweise ein Antrag auf Laufzeitverlängerung nötig.

Wesentliche Plananpassungen sind jedenfalls sobald wie möglich dem zuständigen Auslandsbüro beziehungsweise der ADA-Zentrale in Wien zu kommunizieren. Die zuständigen ExpertInnen der Austrian Development Agency führen ebenfalls Monitoringbesuche durch. Es ist daher sinnvoll, wichtige Ereignisse, Veranstaltungen, Aktivitäten oder eventuelle gemeinsame Monitoringbesuche rechtzeitig bekannt zu geben.

Berichterstattung

Alle Vertragspartner der ADA müssen regelmäßig über den jeweiligen Entwicklungsstand des Projekts berichten und das erfolgte Monitoring dokumentieren. Das hilft beiden Seiten, einen Überblick über die Durchführungsarbeit zu behalten und gewährleistet die Kontrolle über die korrekte Verwendung der öffentlichen Fördermittel.

Die Berichterstattung erfolgt in der Regel halbjährlich mit einem Aktivitätenbericht zum Halbjahr, der Auskunft über die Umsetzung gibt, und einem Fortschrittsbericht zum Jahresende, der einen Überblick über das gesamte Jahr gewährt. Genaue Berichtsfristen sind im Vertrag beziehungsweise in den Allgemeinen Vertragsbedingungen geregelt.

Die Berichte bestehen aus einem narrativen und einem finanziellen Teil und müssen je nach Vorhaben auf Deutsch, Englisch oder Französisch abgefasst sein, der Beschreibung im genehmigten Projektdokument folgen und auf die dort genannten Ziele und erwarteten Resultate Bezug nehmen. Gemeinsam mit jedem Bericht ist eine Bestätigung nach Punkt 4 der Allgemeinen Vertragsbedingungen zu übermitteln.

Der narrative Teil des Fortschrittsberichts beinhaltet eine eingehende Analyse des Standes der Projektumsetzung. Der Fortschritt soll unter Bezugnahme auf die Interventionslogik (Projektziel, Ergebnisse und deren Indikatoren) detailliert bewertet sowie die Monitoring- und Steuerungsmaßnahmen im Berichtszeitraum beschrieben werden. Ebenfalls wichtig sind die Maßnahmen für die weitere Umsetzung und Nachhaltigkeit des Vorhabens. Falls vertraglich vereinbart, sind dem Fortschrittsbericht eine detaillierte Planung der Aktivitäten und die Budgetplanung für das Folgejahr beizulegen.

Der finanzielle Bericht (siehe Allgemeine Vertragsbedingungen)muss die Verwendung der Fördermittel darstellen, indem die Einnahmen und Ausgaben (inklusive Belege) gemäß der Gliederung des genehmigten Budgets aufgelistet werden. Die finanzielle Berichterstattung umfasst immer das gesamte Vorhaben. Wurden Eigen- oder Drittmittel investiert, müssen auch diese dokumentiert werden. Für angekaufte Sachgüter (Anschaffungswert über EUR 400,-) ist eine Inventarliste beizulegen, die genaue Angaben über jeden einzelnen Gegenstand (z.B. Standort) umfassen muss.

Sofern im Projektdokument eine Buchprüfung (Audit) festgelegt ist oder der Fördernehmer von der ADA ausdrücklich und schriftlich dazu ermächtigt wird, sind nicht die Originalbelege vorzulegen, sondern es muss durch einen externen beeideten Buchprüfer eine jährliche Prüfung durchgeführt werden. Vor der Beauftragung des externen Buchprüfers muss mit der ADA Einvernehmen über dessen Auswahl hergestellt werden. Es muss sich in jedem Fall um eine befugte Prüffirma handeln.

Nach Abschluss eines Vorhabens ist ein Endbericht vorzulegen. Dieser besteht ebenso aus einem narrativen und einem finanziellen Teil. Der narrative Teil sollte ausführlich über die Erreichung der Ziele und Ergebnisse, die erzielten Wirkungen (Impakt) sowie über Maßnahmen zur Sicherung der Nachhaltigkeit Auskunft geben. Eine bloße Aufzählung der Aktivitäten reicht nicht aus. Spätestens mit dem Endbericht soll auch der Evaluierungsbericht vorgelegt werden.

Evaluierung

Jedes Projekt oder Programm soll evaluiert werden.

Eine Evaluierung verbindet externe Expertise und Beurteilung mit der Reflexion der Projektbeteiligten und der Zielbevölkerung, um neue Perspektiven und Übereinkommen für die weitere Arbeit zu erreichen. Es werden Gründe ermittelt, weshalb bestimmte Aspekte eines Projekts oder Programms wie geplant und andere anders als geplant umgesetzt wurden. Das Projektdesign wird ebenso beleuchtet wie beabsichtigte und nicht beabsichtigte Ergebnisse und Wirkungen.

Die Evaluierungsergebnisse sollen für alle Beteiligten nützlich sein. Die Umsetzung der Empfehlungen durch politische und operative EntscheidungsträgerInnen muss sichergestellt werden.

Jede Evaluierung muss:

  • die fünf internationalen Qualitätskriterien Relevanz, Effektivität, Effizienz, Wirkung und Nachhaltigkeit abdecken,
  • Querschnittsthemen wie Armut, Geschlechtergleichstellung und Empowerment von Frauen sowie Umwelt berücksichtigen,
  • und die Interventionslogik (Logframe) analysieren.

Evaluierungen werden entweder während der Umsetzung oder am Ende eines Projekts oder Programms durchgeführt.

Wenn die Kosten von Projekt- oder Programmevaluierungen im genehmigten Budget enthalten sind und in Auftrag gegeben werden müssen, sind bestimmte administrative Abläufe einzuhalten.

Sichtbarkeit

Vertragspartner der ADA sind verpflichtet, die geförderten Maßnahmen so weit wie möglich bekannt zu machen und auf den Fördergeber – die Österreichische Entwicklungszusammenarbeit – hinzuweisen.

Notwendige Informationen dazu finden Sie in der Richtlinie für die Sichtbarkeit der Österreichischen Entwicklungszusammenarbeit.

Auf gekaufte Gegenstände (z.B. medizinische oder landwirtschaftliche Instrumente, Büroeinrichtung oder Fahrzeuge) sind Förderlogos anzubringen, die als Aufkleber in verschiedenen Größen in der ADA via E-Mail bestellbar sind.  Auf Publikationen, Transparente oder Werbematerial für Veranstaltungen oder Dokumentationen soll das Förderlogo aufgedruckt werden. Bei Ansprachen oder Interviews über geförderte Projekte und Programme ist die Förderung aus Mitteln der Österreichischen Entwicklungszusammenarbeit zu erwähnen.

Vertragsbedingungen und -änderungen

Vertragsbestandteile sind - neben dem Vertrag selbst - das Projektdokument, die Allgemeinen Vertragsbedingungen (AVB) sowie die Richtlinie für die Sichtbarkeit der Österreichischen Entwicklungszusammenarbeit.

Das Projektdokument, das dem Fördervertrag beiliegt, ist besonders wichtig. Veränderungen des Vorhabens (wie es im Projektdokument beschrieben ist) können Auswirkungen auf den Fördervertrag haben. Ist etwa abzusehen, dass die vorgesehene Laufzeit nicht eingehalten werden kann, muss rechtzeitig eine Laufzeitverlängerung beantragt werden. Sind Budgetänderungen notwendig, ist ein Umwidmungsantrag einzubringen. Genaue Erläuterungen dazu finden Sie in der Anleitung für Projektpartner.

Anträge auf Genehmigung von Veränderungen sind an das zuständige Auslandsbüro oder den/die zuständige(n) ReferentIn in der ADA-Zentrale zu richten. Ein Beispiel eines Antrags ist im Anhang der Anleitung für Projektpartner zu finden.

Für Übernachtungskosten und Tagesdiäten dürfen laut den Allgemeinen Vertragsbedingungen die in der Reisegebührenvorschrift festgesetzten Obergrenzen nicht überschritten werden. Bitte beachten Sie daher die jeweilige Obergrenze (Gebührenstufe 2a bzw. 2b) in der entsprechenden Verordnung

Beim Kauf von Gütern oder der Beauftragung von Leistungen von Externen sind mehrere Vergleichs-Angebote einzuholen. Die Auswahl des Angebots mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis muss nachvollziehbar sein. Die genaue Regelung dafür findet sich in den AVB (Ankauf von Dienstleistungen oder Sachgütern).

Übersteigt der Beschaffungswert 1.000 Euro sind zwei Angebote einzuholen, bei mehr als 7.000 Euro sind drei Angebote einzuholen und bei einem Wert über 22.000 Euro ist unter Anwendung der lokalen Vergabegesetze öffentlich auszuschreiben.

Vorlagen

Sollen im Rahmen eines Projekts Leistungen beauftragt werden, muss als Grundlage der Beauftragung zunächst eine Auftragsbeschreibung erarbeitet werden. Die Beauftragung von FachkonsulentInnen beinhaltet eine Aufgabenbeschreibung (Terms of Reference) und das Anforderungsprofil für die geplante technische Fachberatung.

Weitere mögliche Muster für Fachbeauftragungen:

In der Anleitung für Projektpartner für Laufzeitverlängerungen und Umwidmungen findet man genaue Hinweise darauf, wann bei Vertragsänderungen eine Genehmigung eingeholt werden muss. Hier finden Sie Musterformate für solche Anträge:

Für die Berichterstattung gibt es je nach Instrument (Finanzierung im Rahmen der Landesstrategie, NRO-Kofinanzierung, Wirtschaftspartnerschaften usw.) unterschiedliche Formatvorlagen. Für alle gleich ist die Vorlage Bestätigung nach Punkt 4 der Allgemeinen Vertragsbedingungen.