Von der Projektidee bis zum abgeschlossenen Projekt: Wir führen Sie Schritt für Schritt durch die Planung Ihres Vorhabens. Sämtliche Fördermöglichkeiten, Machbarkeitsstudien, Wirtschaftspartnerschaften und Strategische Allianzen werden im Folgenden als Wirtschaftspartnerschaft bezeichnet. Eventuelle Abweichungen im Förderprozess der unterschiedlichen Förderinstrumente sind an entsprechender Stelle vermerkt.

SCHRITT 1: ERSTBEWERTUNG

Sie haben eine Projektidee für eine Wirtschaftspartnerschaft? Dann füllen Sie bitte das Konzept zur Erstbewertung einer Wirtschaftspartnerschaft aus und senden es an wirtschaft@ada.gv.at. Wir prüfen auf Basis des Konzepts, ob das vorgeschlagene Projekt unseren Kriterien entspricht und die notwendigen Eigenleistungen gegeben sind. Nach Prüfung der Unterlagen melden wir uns bei Ihnen, um die weitere Vorgehensweise zu besprechen.

Alle Kriterien und Voraussetzungen für eine Förderung finden Sie in unserer Förderrichtlinie Wirtschaftspartnerschaften.

Bitte beachten Sie auch die Information zum Schutz personenbezogener Daten.

SCHRITT 2: FORMALE BEWERTUNG

Sobald Sie eine positive Rückmeldung zu Ihrem Erstkonzept erhalten haben, füllen Sie bitte das Formular Financial Health Form (FHF) aus. Bitte lassen Sie dieses Dokument von einem/einer Steuerberater*in oder einem/einer Wirtschaftsprüfer*in bestätigen. Bitte senden Sie uns die Financial Health Form sowohl als xls.- als auch als pdf.-Datei per E-Mail an wirtschaft@ada.gv.at bzw. die/den zuständige/n Programm-Manager*in.

Zusätzlich senden Sie uns bitte einen aktuellen Bonitätsnachweis nach einem anerkannten Ratingsystem (z.B. von Creditreform, Kreditschutzverband 1870, Bisnode, Crif, Dun & Bradstreet, Schufa, Moody's, Fitch, DBRS) sowie einen aktuellen Firmenbuchauszug oder einen vergleichbaren Registerauszug.

SCHRITT 3: PROJEKTAUSARBEITUNG - KURZANTRAG

Sind die grundsätzlichen Voraussetzungen für die Vorbereitung eines Projektantrags gegeben, ersuchen wir Sie, einen Kurzantrag und ein Budget zu erarbeiten. Die/der zuständige Programm-Manager*in steht Ihnen hier für Rückfragen gerne zur Verfügung.

Bitte beachten Sie unbedingt die Anleitung zur Budgeterstellung - sie liefert Ihnen wertvolle Tipps bei diesem Schritt.

Für die Budgetausarbeitung verwenden Sie bitte unser Formular Budget Wirtschaftspartnerschaften, für eine Machbarkeitsstudie bitte das Formular Machbarkeitsstudie.

Bei der Projektausarbeitung stehen folgende Fragen im Mittelpunkt:
- Welche Ziele werden verfolgt?
- Welche Maßnahmen sind geplant?
- Welche Wirkungen sind zu erwarten?

Sollte sich bei der Projektausarbeitung herausstellen, dass wesentliche Fragen noch geklärt werden müssen, besteht die Möglichkeit, vor Projektbeginn eine Machbarkeitsstudie durchzuführen (Antrag Machbarkeitsstudie).

Die Förderung für eine Machbarkeitsstudie wird in einem vereinfachten Verfahren genehmigt. Im Falle einer Zusage erhalten Sie von uns eine schriftliche Rückmeldung.

SCHRITT 4: FESTSTELLUNG DER FÖRDERWÜRDIGKEIT

Ein Fördergremium, das aus Vertreter*innen Oesterreichischen Entwicklungsbank (OeEB), des österreichischen Außenministeriums (BMEIA), der Wirtschaftskammer Österreich (WKO) sowie der Austrian Development Agency (ADA) besteht, tritt mehrmals im Jahr zusammen und berät über die Förderwürdigkeit Ihres Projektantrags.

Im Fördergremium stellt die/der zuständige Programm-Manager*in den Kurzantrag für Ihr Projekt vor, die Gremiumsmitglieder beurteilen dessen Förderwürdigkeit und haben zusätzlich die Möglichkeit, Empfehlungen für die Ausarbeitung des Vollantrags abzugeben.

SCHRITT 5: PROJEKTAUSARBEITUNG - VOLLANTRAG

Hat das Fördergremium die Unterstützung Ihres Projekts empfohlen, erfolgt die Ausarbeitung des Vollantrags für Ihr Projekt. Im Anschluss ersuchen wir Sie, uns den Vollantrag für Ihr Projekt zukommen zu lassen. Wir prüfen ihn danach in Hinsicht auf inhaltliche, finanzielle und gegebenenfalls rechtliche Details.

Zusätzlich ersuchen wir Sie, das Firmen- und Bankdatenblatt vollständig ausgefüllt und unterzeichnet an uns zu übermitteln.

Wenn mehrere Unternehmen bzw. Organisationen gemeinsam einen Förderantrag stellen, legen Sie bitte eine unterzeichnete ARGE Erklärung bei.

SCHRITT 6: VERTRAGSERSTELLUNG UND -UNTERZEICHNUNG

Den Abschluss der Vorbereitungsphase bildet die Erstellung des Fördervertrags und dessen Genehmigung durch die ADA-Geschäftsführung. Die folgenden Dokumente sind Vertragsbestandteil und bilden Annexe zum Fördervertrag:
- Firmen- und Bankdatenblatt
- Kurzinformation
- Projektdokument
- Projektbudget
Allgemeinen Vertragsbedingungen für Wirtschaftspartnerschaften

Gemeinsam mit dem Fördervertrag und seiner Annexe schicken wir unseren Förderpartnern folgende Unterlagen bei der Vertragsversendung:
Informationsblätter zum Code of Conduct
Datenschutzerklärung

Der Fördervertrag wird nach Unterschrift aller Vertragspartner rechtsgültig.

SCHRITT 7: PROJEKTUMSETZUNG UND BERICHTERSTATTUNG

Während der vertraglich definierten Projektlaufzeit werden die geplanten Maßnahmen, die im Projektantrag beschrieben sind, umgesetzt. Halbjährlich übermitteln Sie der ADA einen narrativen Bericht und eine Zwischenabrechnung.

Dazu verwenden Sie die folgenden Formulare:
- Fortschrittsbericht
- Budgetformular

Gehen Sie beim Fortschrittsbericht anhand der Projektindikatoren auf den Umsetzungsgrad des Projekts ein und beschreiben Sie möglichst genau, welche Fortschritte im Berichts- und Abrechnungszeitraum gemacht werden konnten. Wichtig sind hier auch "Lessons Learned" und Faktoren, die die Umsetzung erschwerten.

Im Falle einer Machbarkeitsstudie ersetzt die Studie den Fortschrittsbericht. Für die Machbarkeitsstudie ist kein Format vorgegeben. Wichtig ist, dass die in der Leistungsbeschreibung angeführten Fragestellungen (s. Punkt 4 Antrag Machbarkeitsstudie) in der Studie beantwortet werden.

Ins Budgetformular sind die Kosten, die im jeweiligen Abrechnungszeitraum tatsächlich angefallen sind, in die Spalten AM bis BN einzutragen. Diese Spalten sind mit "ZWA" (Zwischenabrechnung) gekennzeichnet.

Mit jedem zweiter Zwischenabrechnung, d.h. einmal jährlich, ist zusätzlich ein Auditbericht eines externen Wirtschaftsprüfers vorzulegen.

Dazu schließen Sie mit einem/r externen Wirtschaftsprüfer*in einen Vertrag mit einer detaillierten Aufgabenbeschreibung und legen Sie diesen der ADA mit der ersten Zwischenabrechnung vor. Die "Guidelines for Expenditure Verifications of projects (co-)financed by ADA" können als Orientierungshilfe zur Vertragsgestaltung herangezogen werden.

Übermitteln Sie bitte die folgenden Unterlagen an abrechnungen@ada.gv.at und an den/die zuständige/n Programm-Manager*in  per E-Mail sowie per Post im Original an die Abteilung Finance and Administration (abrechnungen@ada.gv.at), Zelinkagasse 2, 1010 Wien.

Für den 1., 3. und 5. Bericht:
- Elektronisch: Fortschrittsbericht (Word oder PDF) und Budgetformular Wirtschaftspartnerschaften (allf. Dokumente, die nachgefordert werden können: unterzeichnete Zeiterfassungsbögen etc.)
- im Original: Bestätigung der Abrechnung und Budgetformular Wirtschaftspartnerschaften unterzeichnet von der zeichnungsberechtigten Person + Firmenstempel.

Für den 2., 4. und letzten Bericht zusätzlich:
- Elektronisch und im Original: Auditbericht der/s Wirtschaftsprüfer*in

SCHRITT 8: AUSZAHLUNGEN

Die Auszahlung des ADA-Förderung erfolgt in der Regel halbjährlich nach Prüfung und Anerkennung des eingereichten Fortschrittsberichts und der eingereichten Zwischenabrechnung.

Entsprechend dem Prozentsatz, der im Budget und im Fördervertrag vereinbart wurde (max. 50 Prozent), zahlt die ADA ihren Anteil an den abgerechneten Projektkosten auf das im Firmen- und Bankdatenblatt genannte Konto aus. Bei einem Dreijahresprojekt erfolgt die Auszahlung daher in sechs Teilbeträgen.

SCHRITT 9: PROJEKTABSCHLUSS

Anhand des narrativen Schlussberichts und der Schlussabrechnung wird der Projekterfolg überprüft und das Projekt abgeschlossen. Bitte verwenden Sie dafür dieselben Formulare wie bei den Fortschrittsberichten und bei den Zwischenabrechnungen. Versichern Sie sich, dass alle Indikatoren eingetragen und Wirkungen dargestellt sind.

Zusätzliche Informationen

Umwidmung und Laufzeitverlängerungen
Inhaltliche und budgetäre Umwidmungen sind möglich und unterliegen den Bestimmungen der Richtlinie Umwidmungen und Laufzeitverlängerungen. Sie müssen der ADA zur Genehmigung vorgelegt werden.

Dazu senden Sie bitte ein E-Mail mit
- einem unterschriebenen Ansuchen inkl. Begründung und
- dem umgewidmeten Budget (Spalte N-AJ)

an Ihre/n Programm-Manager*in.

Dieses Ansuchen muss von einer zeichnungsberechtigten Person aus Ihrem Unternehmen unterschrieben sein.

Eine Umwidmung darf nicht zu einer Erhöhung des vertraglich vereinbarten Gesamtbudgets führen.

Laufzeitverlängerungen können nur einmal beantragt werden. Die Verlängerung darf maximal ein Drittel der ursprünglich vereinbarten Laufzeit betragen.

Öffentlichkeitsarbeit
Vertragspartner der ADA sind verpflichtet, die Regelungen der Richtlinie Sichtbarkeit der Österreichischen Entwicklungszusammenarbeit einzuhalten.