Von der Projektidee bis zum abgeschlossenen Projekt: Wir führen Sie Schritt für Schritt durch die Planung Ihres Vorhabens. Sämtliche Fördermöglichkeiten Machbarkeitsstudien, Wirtschaftspartnerschaften und Strategische Allianzen werden im Folgenden als Wirtschaftspartnerschaft bezeichnet. Eventuelle Abweichungen im Förderprozess der unterschiedlichen Förderinstrumente sind an entsprechender Stelle vermerkt.

SCHRITT 1: Erstbewertung

Sie haben eine Projektidee für eine Wirtschaftspartnerschaft? Dann füllen Sie bitte das Konzept zur Erstbewertung einer Wirtschaftspartnerschaft aus und senden es an wirtschaft@ada.gv.at. Wir beurteilen auf Basis des Konzepts, ob die wirtschaftlichen Voraussetzungen für die nötigen Eigenleistungen des Projektes erfüllt sind und ob das geplante Projekt unseren entwicklungspolitischen Kriterien entspricht. Nach Prüfung der Unterlagen melden wir uns bei Ihnen, um die weitere Vorgehensweise zu besprechen. Die formalen Kriterien und Voraussetzungen für eine Förderung finden Sie in unserer Förderrichtlinie Wirtschaftspartnerschaften.

SCHRITT 2: PROJEKTAUSARBEITUNG

Erfüllt Ihr Unternehmen sowie das Projekt die grundsätzlichen Voraussetzungen für eine Förderung, beginnt die Projektausarbeitung. Das heißt, Ihre Projektidee wird in einen Förderantrag gegossen: Antragsformular für eine Wirtschaftspartnerschaft oder Antragsformular für eine Machbarkeitsstudie. Gern stehen Ihnen unsere Programm-Managerinnen und -Manager hier beratend zur Seite.

Im Kern geht es bei der Projektausarbeitung um die Konkretisierung der angestrebten Ziele. Maßnahmen zur Erfüllung der Ziele müssen definiert und die positiven Wirkungen für die Zielbevölkerung erarbeitet werden. Um die Projektfortschritte und Projektergebnisse messen zu können, sind passende Indikatoren notwendig.

Die Beachtung internationaler Vorschriften und Konventionen wie die Grundsatzerklärung der Internationalen Arbeitsorganisation ILO, die OECD-Leitsätze für multinationale Unternehmen, der UN Global Compact und die internationalen Menschenrechte ist für die Arbeit der Österreichischen Entwicklungszusammenarbeit von großer Bedeutung. Im Antragsformular sind dazu spezifische Fragen zu beantworten.

Die Budgetierung ist ein weiterer Teil der Projektausarbeitung. Füllen Sie hier bitte das Budget Wirtschaftspartnerschaften aus, das eine Kalkulation der geplanten Projektkosten enthält. Bei Machbarkeitsstudien verwenden Sie bitte das Budgetformular Machbarkeitsstudie. Weitere relevante Dokumente sind die Anleitung zur Budgeterstellung sowie das Firmen- und Bankdatenblatt.

Schließen sich zur gemeinsamen Ausführung einer Wirtschaftspartnerschaft mehrere Unternehmen zusammen, so ist dem Förderantrag zusätzlich eine ARGE Erklärung samt Unterschriften aller Beteiligten beizulegen. Eine Arbeitsgemeinschaft ist dann antragsberechtigt, wenn mindestens ein Partner die Förderkriterien erfüllt.

Der fertig ausgearbeitete Projektantrag wird dem Fördergremium für Wirtschaftspartnerschaften vorgeschlagen. Dieses Gremium setzt sich aus Vertreterinnen und Vertretern der Oesterreichischen Entwicklungsbank, des Österreichischen Außenministerium, der Österreichischen Wirtschaftskammer sowie der Geschäftsführung der Austrian Development Agency zusammen. Das Gremium berät darüber, ob das Projekt gefördert werden kann. Ist das der Fall, wird der Fördervertrag vorbereitet. Dieser besteht aus den Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Wirtschaftspartnerschaften, Firmen- und Bankdatenblatt, Projektdokument und Projektbudget. Der Fördervertrag wird nach Unterschrift aller Parteien rechtsgültig. Wir bitten Sie darüberhinausgehend, die Weitergabe der diesem Vertrag beiliegenden Informationsblätter zum Code of Conduct und zur Meldestelle Integrität der ADA an alle im Rahmen des Vorhabens betrauten Partner zu bestätigen und die beiliegende Datenschutzmitteilung zur Kenntnis zu nehmen.

Machbarkeitsstudien werden in einem vereinfachten Verfahren genehmigt. Sie erhalten eine schriftliche Förderzusage.

VOM GENEHMIGTEN PROJEKT BIS ZUM PROJEKTABSCHLUSS

SCHRITT 3: PROJEKTUMSETZUNG UND BERICHTERSTATTUNG

Die geplanten Maßnahmen werden in die Tat umgesetzt. In diesem Zusammenhang ist für die ADA die laufende Berichterstattung von besonderer Bedeutung. Davon hängen die Auszahlungen der einzelnen Teilbeträge der Förderung ab.

Projektmonitoring: Fortschrittsbericht, Abrechnungen und Audit

Zur Überprüfung der Projektumsetzung ist halbjährlich ein narrativer Fortschrittsbericht anzufertigen, der neben den umgesetzten Maßnahmen auch auf die Wirkungsbeobachtung zu diesem Zeitpunkt eingeht. Im Falle einer Machbarkeitsstudie ersetzt die Studie den Fortschrittsbericht.

Die finanzielle Zwischenabrechnung (ZWA) erfasst die Projektausgaben innerhalb des jeweiligen Halbjahres. Bitte benutzen Sie für die budgetäre Erfassung der abzurechnenden Kosten das Formular Fortschrittsbericht sowie die in den Spalten AM bis BN vorgesehenen Felder –  gekennzeichnet mit ZWA im Budgetformular Wirtschaftspartnerschaften. Bei jeder zweiten Berichterstattung (einmal im Jahr) ist zusätzlich ein Audit eines externen Wirtschaftsprüfers vorzulegen.

Bitte schließen Sie mit einem externen Wirtschaftsprüfer einen Vertrag mit einer detaillierten Aufgabenbeschreibung gemäß den entsprechenden Vorgaben der ADA ab (Guidelines for Expenditure Verifications of projects (co-)financed by the Austrian Development Agency) und legen Sie diesen Vertrag der ADA mit der ersten Zwischenabrechnung vor.

Bitte weisen Sie nach, dass Sie dem externen Wirtschaftsprüfer den Fördervertrag mit allen Annexen sowie relevante Verträge mit weiteren privaten Projektpartnern, falls deren Leistungen im Fördervertrag in die Berechnung des privatwirtschaftlichen Eigenbeitrags aufgenommen sind, vollinhaltlich zur Kenntnis gebracht haben.

Bitte übermitteln Sie die im Folgenden aufgelisteten Unterlagen an abrechnungen@ada.gv.at und an den/die zuständige/n ProgrammmanagerIn bzw. Austrian Development Agency, Abteilung Budget, Finanzen, Abrechnung, Zelinkagasse 2, 1010 Wien.

Für den 1., 3. und 5. Bericht:

1. Elektronisch: Fortschrittsbericht (Word oder PDF)

2. Elektronisch: Budgetformular Wirtschaftspartnerschaften mit eingetragenen Sätzen, Anzahlen und Summen für die jeweilige Zwischenabrechnung (Spalten AM bis BN im Dokument) (EXCEL-Tabelle)

3. Im Original: Bestätigung der Abrechnung unterzeichnet von der zeichnungsberechtigten Person + Firmenstempel. Hier ist der Gesamtbetrag für das abgerechnete Halbjahr einzutragen.

4. Im Original: Budgetformular Wirtschaftspartnerschaften gestempelt und unterschrieben

Für den 2., 4. und letzten Bericht zusätzlich:

5. Im Original: Audit des Wirtschaftsprüfers

     

  • Auszahlung
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Die Auszahlungen erfolgen jeweils halbjährlich nach Prüfung und Anerkennung der eingereichten Berichte und Abrechnungen. Entsprechend dem Prozentsatz, der im Budget und im Fördervertrag vereinbart wurde (max. 50 Prozent), zahlt die ADA ihren Anteil an den abgerechneten Projektkosten auf das im Firmen- und Bankdatenblatt genannte Konto aus. Bei einem Dreijahresprojekt erfolgt die Auszahlung daher in sechs Teilbeträgen.

     

  • Umwidmung und Laufzeitverlängerungen
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Inhaltliche und budgetäre Umwidmungen und Laufzeitverlängerungen sind Vertragsänderungen und bedürfen der vorherigen schriftlichen Genehmigung durch die ADA. Sie dürfen zudem zu keiner Erhöhung des vertraglich vereinbarten Budgets führen. Ein entsprechend begründetes Ansuchen können Sie formlos per Email an Ihre/n Programm-ManagerIn richten.

Budgetäre Umwidmungen sind erforderlich, wenn einzelne Positionen des Blatts "Gesamtkalkulation" im Budgetformular Wirtschaftspartnerschaften um maximal 10 Prozent, höchstens jedoch 10.000 Euro überschritten werden sollen. Für budgetäre Umwidmungen füllen Sie bitte das Blatt "Umwidmungen" im Budgetformular Wirtschaftspartnerschaften aus.

     

  • Öffentlichkeitsarbeit
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Die ADA arbeitet mit öffentlichen Mitteln (Steuergeldern) und ist daher zu Transparenz verpflichtet. Als Vertragspartner der ADA sind Unternehmen entsprechend der Richtlinie für die Sichtbarkeit der Österreichischen Entwicklungszusammenarbeit dazu angehalten, die ADA bei allen projektspezifischen öffentlichkeitswirksamen Aktivitäten als Partner mitzukommunizieren.

Um die Sichtbarkeit des Programms Wirtschaftspartnerschaften und die Arbeit der Österreichischen Entwicklungszusammenarbeit im Rahmen der Zusammenarbeit mit der Wirtschaft zu unterstützen und zu verstärken, führt die ADA PR- und Marketingaktivitäten durch. Geben Sie uns bitte zur besseren Koordination dieser Maßnahmen eine mögliche Kontaktperson in Ihrer Organisation bekannt.

SCHRITT 4: PROJEKTABSCHLUSS

Zur Überprüfung des Projekterfolgs ist abschließend ein Endbericht fällig. Bitte gehen Sie hier ausführlich auf die erzielten Wirkungen des Projekts ein. Die Vorgehensweise entspricht jener der Zwischenberichte